La mesa de partes virtual (MPV) en el sector público peruano, es un servicio que tiene como finalidad recibir documentos electrónicos para así atender la pretensión del ciudadano o administrado.
¿Qué es mesa de partes? Es el «lugar» donde envías documentos para realizar tus trámites en las entidades públicas del estado peruano. Es la unidad de recepción documental, siendo así el punto de inicio de la atención al ciudadano. Normalmente son lugares físicos donde se canaliza la recepción de documentos, quejas y/o sugerencias presentadas por nosotros que somos los administrados.
Una mesa de partes digital o física no es simplemente un receptor de documentos. Además, se verifica el cumplimiento de las formas y requisitos y se genera un número único de identificación del expediente ingresado. Además, la documentación es derivada internamente (física o virtualmente) al área responsable de atender la solicitud o requerimiento del ciudadano.
En tiempos de pandemia y estado de emergencia declarado por el estado, se hace necesario que las entidades públicas dispongan de una mesa de partes digital que mitigue los riesgos generados por exponerse a un trámite presencial.
Pero también significa un mejor servicio para el ciudadano, porque no tienes que gastar en tiempo de traslado y colas. Lo mejor es que no es necesario llenar formularios físicos y gastar en papel.
Este servicio se viene implementando de manera progresiva. Por lo tanto, es importante que lo conozcas y lo veas como una oportunidad no sólo de cuidar tu salud, también de hacer más productivo tu tiempo. En las siguientes líneas te explicamos como acceder a estos servicios.
Índice
El sistema de trámite documentario en el sector público
Los ciudadanos peruanos y extranjeros pueden iniciar un trámite documentario a través de las plataformas digitales del estado peruano. Dicho trámite vía web lo puedes iniciar en una entidad pública, desde una mesa de partes virtual o mesa de partes digital.
Porque tienes a tu disposición la mesa de partes virtual de la SUNAT, MTC, Minedu, INDECOPI, SAT, SUTRAN, ATU y más entidades que por ley tienen que poner en marcha este servicio en beneficio del ciudadano. Ingresas a un buscador y escribes “Mesa de Partes Virtual” o “MPV” más el nombre la entidad. Es muy probable que encuentres una plataforma digital con los datos de la entidad.
La mesa de partes virtual forma parte de un catálogo de servicios digitales que ofrece el estado. Estos servicios no sólo son para realizar trámites, también para hacer seguimiento a los mismos. Lo mejor es que como ciudadano puedes recibir y enviar documentos electrónicos.
Además, estos documentos electrónicos son firmados digitalmente. El avance es que tienen el mismo valor, eficacia jurídica y probatoria que un documento físico impreso y firmado de forma manuscrita por el funcionario y servidor público. Esta firma digital se sustenta en el documento nacional de identidad electrónico (DNIe) y los certificados digitales correspondientes.
La mesa de partes virtual se viene implementando
La mesa de partes es el primer contacto que tiene el ciudadano con una entidad pública. Como usuario puedes iniciar cualquier trámite administrativo para obtener una respuesta o expedición de algún documento. Una mesa de partes es la carta de presentación de la entidad y es determinante para su reputación. Por lo tanto, es uno de los factores que finalmente resultan en una buena o mala imagen institucional.
Las entidades de la administración pública vienen implementando los servicios digitales de la mesa de partes virtual y también de la notificación electrónica. Implementan. Es servicios digitales deben respetar los principios, derechos y garantías del debido procedimiento, sin afectar el derecho a la defensa y a la igualdad de las partes.
Como ciudadano y usuario puedes iniciar un trámite administrativo a través de la plataforma de la mesa de partes virtual o digital. Esto lo haces en la entidad pública donde requieras hacer una gestión.
Las funciones de las mesas de partes se entienden mejor al ver su otro elemento: las notificaciones electrónicas que se implementan a través de las casillas electrónicas. Cada vez más entidades definen estas notificaciones como el único servicio obligatorio para determinados trámites, no considerando las notificaciones físicas. Salvo en aquellas localidades alejadas donde no existan los medios tecnológicos adecuados.
Lo importante es que la entidad pública te responde por la misma vía, la electrónica. Dicha entidad te debe responder dentro de los plazos establecidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General y según lo establecido en los procedimientos desarrollados en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de dicha entidad.
El TUPA es el catálogo de procedimientos y servicios de una entidad del estado. Es así como, de requerir ejercer tus intereses o derechos como administrado, puedes o debes iniciar un trámite ante la institución pública de tu selección.
Identidad digital y Casilla Electrónica
La Constitución Política del Perú nos garantiza el derecho a la identidad. Y el estado a través de la RENIEC promueve el derecho a la identidad en un entorno electrónico a través de la identidad digital.
Por lo tanto, la identidad digital permite la identificación plena de las personas en entornos electrónicos. Estos te garantizan el derecho de acceso a servicios provistos por entidades del gobierno e incluso de empresas. Pero además protege tu privacidad y no estás expuesto a fraudes en el ciberespacio.
La institución pública reconoce tu identidad sin necesidad de que te presentes físicamente.
Por otro lado, el domicilio digital es uno de los atributos de la identidad digital que sería el domicilio habitual de un ciudadano en un entorno digital. Este domicilio digital es utilizado por las administraciones públicas para realizar comunicaciones y notificaciones.
En ese sentido el servicio de notificaciones electrónicas se implementa a través de las casillas electrónicas. Y tú como ciudadano y administrado, se te asigna una casilla electrónica para la notificación de actos administrativos. Por lo tanto, una casilla electrónica sirve para las comunicaciones y notificaciones de las instituciones del estado. Te notifican actos administrativos y actuaciones, siempre que tengan tu consentimiento.
Estas notificaciones son válidamente efectuadas cuando la entidad la deposite en el buzón electrónico que te asignaron. Surte efecto legal el día que conste que la has recibido. Para mayor seguridad, la autoridad estatal puede emplear firmas y certificados digitales según lo establecido por la ley.
Trámite virtual en una mesa de partes virtual
Por eso antes de acercarte físicamente a una entidad del estado, infórmate si el trámite lo puedes hacer desde una mesa de partes virtual.
Los documentos que presentes y se cargue en la mesa de partes virtual pueden tener firma electrónica. Esto es más sencillo porque sólo basta con escanear una rúbrica manuscrita. Los documentos con firma electrónica son válidos en la mayoría de las entidades del estado.
Pero para mayor seguridad puedes usar firma digital. Sin embargo, debes contar con un certificado digital. Es mejor porque garantiza la identificación del firmante y que el contenido del documento no ha sufrido alteraciones.
Consulta la página de la entidad o llama telefónicamente a su central de consultas. Ahorra tiempo y esfuerzo, basta un ordenador (incluso sólo un celular) y una conexión estable de Internet.
¿Qué significa Mesa de Partes? Más allá de lo virtual o digital debes saber que detrás de la misma existe un personal de la unidad de trámite documentario que es el primer contacto con el usuario o ciudadano. A partir de ahí puedes iniciar cualquier trámite administrativo para obtener una respuesta o expedición de algún documento. Este derecho de petición está consagrado en el artículo 2 inciso 20 de la Constitución y recogido por el artículo 117 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
La mesa de partes es la carta de presentación de la entidad y debes esperar calidad y celeridad en la atención que esta te brinde. Y recuerda están obligados a recibir la documentación que presentas. El artículo 135.1 del TUO señala que (…) en ningún caso pueden calificar, negar o diferir su admisión. El personal de mesa de partes se encuentra obligados a recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos, eso no impide que puedan advertirte que falto algún escrito o requisito y tú aun así decidas ingresar el documento.
Pero lo más importante es entender que la mesa de partes virtual o física, o también conocida como Oficina de Trámite Documentario es la encargada de admitir los escritos presentados por los interesados.
Fuentes
Decreto Legislativo N°1412 que aprueba la Ley de Gobierno Digital
Ley N° 31170 – Ley que dispone la implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas
