Apostillar un documento público es el trámite que consiste en colocar una anotación (apostilla) que certifica la autenticidad y legalidad de las firmas que aparecen en él. Esto con la finalidad de que tenga validez legal en un país distinto de donde fue firmado dicho documento público.
En el caso del Perú, la legalización es hecha por el Ministerio de Relaciones Exteriores. El trabajo de dicho ministerio es autenticar la firma y el título del funcionario peruano que suscribe un documento expedido en el país. Ahora bien, relaciones exteriores no autentica el contenido del documento, sólo las firmas.
Es así como el documento que portes en tus viajes y tiene la apostilla (o «Apostille» en francés) tendrá validez en el extranjero. Similar si estás en el Perú y tienes un documento público emitido en un país extranjero, tendrá la apostilla del ministerio de relaciones exteriores de ese país para que tenga validez legal en el Perú.
Este documento surtirá efectos legales frente a un país adherido a la Convención de La Haya sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros (1961). No todos los países son parte del convenio de la Haya y por lo tanto no todos están autorizados a emitir la Apostilla.
Índice
¿Qué es la apostilla de La Haya?
Es el trámite que consiste en autenticar un documento público expedido en otro país. En ese sentido, los países adheridos al Convenio de la Apostilla de La Haya reconocen la legalidad de los documentos que lleven tal apostillado. Este convenio se firmó el 5 de octubre de 1961 en la ciudad de La Haya. Para el caso del Perú, entró en vigor el 30 de setiembre del 2010.
La gran mayoría de países latinoamericanos y europeos son parte de este convenio. También lo es Estados Unidos y Rusia. Sin embargo, la mayoría de los países africanos, asiáticos e incluso latinoamericanos como Cuba no están inscritos todavía en el Convenio de La Haya.
¿Qué documentos puedo apostillar?
Primero los documentos deben contar con la cadena de certificaciones antes de ser apostillados. Es decir, la firma de las autoridades o funcionarios competentes.
El Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú solo apostilla documentos expedidos por autoridades peruanas. Por otro lado, solo se apostillarán documentos originales o copias certificadas con la firma de la autoridad competente que haya sido previamente registrada. Un documento que haya necesitado traducción para ser presentado tendrá que ser también apostillado.
Es decir, una traducción certificada también se puede apostillar o legalizar, pero tienes que verificar que sea un traductor colegiado certificado.
Para apostillar un documento tienes que pagar 31 soles (aunque para algunos casos es gratuito) y los puedes hacer en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores o en cualquier agencia del Banco de la Nación o Banco Interbank.
Para hacer el trámite tienes a tu disposición diez oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores en todo el país. Dejas tu documento y esperas la resolución de la autoridad correspondiente.
Si el documento fue expedido digitalmente, podrás apostillarlo bajo esta modalidad, por lo tanto, no tienes que dirigirte a cancillería. Si es posible apostillar un documento y legalizarlo virtualmente, y descargarlo desde la plataforma web, dentro de los plazos establecidos. Para dicho trámite tienes que hacer clic en https://serviciosalciudadano.rree.gob.pe.
A continuación, te presentamos algunos de los documentos más requeridos para este trámite.
Antecedentes penales apostillados
Para autenticar el certificado de antecedentes penales deberá pagarse S/31 por derecho a trámite, como indicamos. El documento a apostillar será el certificado original emitido por el Registro Nacional de Condenas. Para esto, debe contar con la firma del funcionario del Registro Nacional de Condenas competente cuya firma está registrada en Cancillería.
Contempla para que solicitar tu permiso de residencia o solicitud de nacionalidad debes tener el certificado de antecedentes penales.
Certificado de antecedentes judiciales apostillado
El certificado de antecedentes judiciales es el emitido por el Instituto Nacional Penitenciario (INPE). Para que estos documentos sean admitidos a trámite deben contar con la firma del funcionario del INPE competente, con firma registrada en la Cancillería, y corresponde hacer el pago.
Incluso se pueden legalizar documentos provenientes de actuados judiciales.
Partida de nacimiento apostillada
Las copias certificadas de partidas de nacimiento pueden ser emitidas tanto por las municipalidades como por la RENIEC. También es válido el apostillado de las partidas de nacimiento emitidas por la respectiva oficina municipal. Estas deberán estar debidamente certificadas por el registrador civil de la municipalidad.
Para apostillar las partidas de nacimiento emitidas por el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, el costo es de S/31. Esta deberá estar debidamente certificada por el certificador del RENIEC.
En ambos casos, para que las partidas sean admitidas a trámite, tienen que estar firmadas por la autoridad competente (registrador civil/certificador).
El trámite es el mismo si necesita apostillar la partida de defunción y apostillar la partida de matrimonio.
Antecedentes policiales apostillados
Para las apostillas en los certificados de antecedentes policiales, los requisitos son contar con el certificado original emitido por la División de Identificación Criminal de la PNP y el pago de S/31. Para que el documento sea admitido a trámite debe llevar la firma del jefe de la División de Criminalística, con firma registrada en la Cancillería.
Apostilla de título universitario
Para la legalización o apostilla en certificados de estudio y diplomas de grados académicos o diploma de título profesional, expedidos por universidades nacionales, estos deben estar debidamente firmados por el funcionario a cargo de la Dirección de Documentación e Información Universitaria y Registros de Grados y Títulos de la SUNEDU. En el caso de peruanos, el trámite es gratuito. Los extranjeros deberán pagar S/31 por derecho a trámite.
Apostillado de certificado de estudios
Legalizar los certificados de estudios mediante el apostillado es un trámite gratuito para ciudadanos peruanos. En el caso de los extranjeros, el costo es de S/31. Se trata de los certificados de estudios de primaria y secundaria u otros niveles de educación básica regular emitidos por entidades académicas nacionales. El requisito es contar con el certificado de estudios original. Este debe estar debidamente certificado por el Ministerio de Educación o la autoridad regional competente.
Para admitir a trámite los certificados de estudios, cuando se trata de instituciones educativas de Lima o provincias, deben llevar la firma del responsable del Área de Actas y Certificación del Ministerio de Educación. En el caso de las instituciones educativas de provincias, también el Área de Actas y Certificación de la Unidad de Gestión Educativa debe darle el visto bueno.
Apostillar partida de nacimiento venezolana
Para apostillar la partida de nacimiento venezolana, primero debe estar legalizada por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN). Los apostillados de las partidas de nacimiento venezolanas son tramitados en el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores.
Para la apostilla de la partida de nacimiento venezolana, el solicitante debe registrarse en el Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica (Inicio | Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica (mppre.gob.ve)). Luego de completar su perfil en la página, indicará qué documento quieres legalizar. Si el documento aplica para la apostilla electrónica, esta le llegará a su correo después de 5 días hábiles. Si no aplica para la apostilla electrónica, deberá sacar cita. A la cita deberá acudir con los documentos respectivos.
Apostilla de licencia de conducir venezolana
El Instituto Nacional de Transporte Terrestre de Venezuela es la entidad encargada de apostillar la certificación de la licencia de conducir venezolana. Así, los ciudadanos venezolanos que estén fuera de su país podrán solicitar la apostilla en línea. En ese sentido, la certificación es el primer requisito para apostillar la licencia de conducir.
Para realizar la solicitud, debes estar registrado en el Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica. Luego, ingresa a la plataforma del Instituto Nacional de Transporte Terrestre (Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT) | BIENVENIDO). Si tu registro fue correcto, el sistema validará tus datos.
El paso más importante del apostillado en línea es indicar el Grado de Licencia que deseas certificar y el país de destino. Luego de hacer el pago respectivo, después de 10 días el Ministerio de Relaciones Exteriores te enviará un correo. En este correo te llegará un archivo PDF con la Certificación de Datos para Efectos Consulares con apostilla electrónica.
Cómo legalizar documentos extranjeros para su uso en el Perú
Si se quiere apostillar un documento extranjero dentro del Perú, estos primero deben estar certificados en el país que fueron expedidos. En ese caso, debes tomar en cuenta si el país de origen es parte del Convenio de La Haya (Listado actualizado (exteriores.gob.es)).
De esta forma, los documentos deberán contar con la apostilla de La Haya. De lo contrario, si es un país que no pertenece a este convenio, además de legalizar los documentos en su Ministerio de Relaciones Exteriores, tendrán que legalizarse en el consulado peruano más cercano. Una vez en el Perú, deberán ser legalizados en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Apostillar y legalizar un documento no es lo mismo en todos los países
Apostillar un documento es un trámite que se usa para certificar que los documentos de carácter legal emitidos por el Estado peruano sean reconocidos de manera automática en otro Estado.
Pero dependiendo del país que emite un documento, tienes tres opciones: solicitar una apostilla, solicitar una legalización o seguir toda una cadena de legalizaciones.
Si no se puede apostillar, el proceso de legalización es mucho más largo y tedioso al no poder hacer este trámite. Porque los documentos a legalizar van a tener que pasar por diferentes instituciones que deberán firmar su validez.
Una cadena de certificaciones es una secuencia de certificaciones con las que cuentan algunos documentos públicos, nacionales o extranjeros, para ser legalizados o apostillados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Es así como la cadena de certificaciones de documentos públicos nacionales se realiza de acuerdo con las competencias reguladas sobre la materia y en atención a la información que formalmente se encuentra inscrita en el Registro de Autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Por otro lado, la cadena de certificaciones de documentos públicos extranjeros se establece conforme las disposiciones internacionales y los alcances que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga.
Respecto a los funcionarios públicos nacionales o extranjeros que firman estos documentos públicos, se precisa que estos están acreditados ante la cancillería. Y un documento es público cuando ha sido emitido o autorizado por un funcionario público que da fe de su contenido.
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Fuentes
Apostilla y Legalización (rree.gob.pe); Legalizar documentos académicos extranjeros para uso en Perú – Trámite – Ministerio de Relaciones Exteriores – Gobierno del Perú (www.gob.pe); Certificación de Datos para Efectos Consulares con Apostilla Electrónica – Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT).
