La casilla electrónica, o buzón electrónico, es el medio electrónico asignado a un administrado y a cierta entidad. En esta se depositan las copias digitalizadas de los documentos que son materia de notificación.
Un administrado es un ciudadano sujeto a los organismos de gobierno de una nación, pero también a alguna oficina dedicada a la gestión de actividades que tienen intervención estatal.
Cada entidad del estado peruano que cuente con la disponibilidad tecnológica podrá asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta.
Esta casilla electrónica se constituye en el domicilio digital que sirve para recibir comunicaciones y/o notificaciones remitidas por las entidades de la Administración Pública a los ciudadanos y personas en general. Y esta dirección electrónica es única de tal forma que permita identificar a una casilla electrónica vinculándola con el ciudadano.
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Implementación de la Casilla Electrónica en el Perú
La implementación de casillas electrónicas forma parte de la política nacional de la modernización de la gestión pública en el Perú. En ese sentido, desde 2013, es parte de la política nacional de gobierno electrónico. Este se define como «la utilización de internet y World Wide Web para entregar información y servicios del Gobierno a los ciudadanos».
Los efectos negativos de la pandemia de la COVID-19 afectó también la relación entre el ciudadano y los entes de las Administraciones públicas. Así, la vía digital se convirtió en la única manera en que se pudo intercambiar correspondencia entre ambos sectores. Por otro lado, la casilla electrónica reemplaza al papel, lo que la hace un medio más práctico y seguro de enviar y recibir notificaciones.
¿Para qué sirve la casilla electrónica?
La casilla electrónica es el medio virtual seguro que los ciudadanos tienen disponible para realizar distintos trámites burocráticos. Así, tanto personas naturales como jurídicas las utilizan como vía procedimental para todo tipo de gestiones relacionadas con la administración pública.
Si la casilla electrónica pertenece a una persona jurídica se asignará al representante legal. Pero este también puede delegar a otros representantes el acceso al buzón de la casilla electrónica de dicha persona jurídica.
La implementación de casillas electrónicas parte de la búsqueda por transformar las relaciones del Estado peruano con la sociedad. Es un soporte esencial en cuanto a tecnologías de la información y comunicación se refiere. Por lo tanto, acorta la distancia con la ciudadanía, mejora la gestión pública, la transparencia y el acceso a la información pública.
La primera gran diferencia entre este medio y el tradicional está en la utilización del papel para el envío de documentos. Anterior al auge del internet, todas las notificaciones se llevaban personalmente. Esto representaba una demora en la entrega de la documentación. Asimismo, falta de seguridad y certeza de si el notificado la recibía o no. Sin mencionar el costo económico que el servicio de mensajería y el papel representaban para el Estado.
Todo esto es superado con la implementación de la casilla electrónica. En la que no hay ningún riesgo de extravío porque toda la documentación es almacenada virtualmente, es decir, se podrá acceder a ella todo el tiempo. En ese sentido, todo usuario de la casilla electrónica debe contar con un certificado digital. Este permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en internet.
La casilla electrónica asimismo acredita la certeza, integridad y fecha y hora cierta de una notificación o comunicación realizada por una entidad pública o persona en general, que llegan también al correo electrónico del destinatario para una mayor facilidad.
Funciones de la casilla electrónica
La principal función de la casilla electrónica es el trámite confiable y seguro de todo tipo de notificaciones. Pero vamos a mencionar otras ventajas que aporta la utilización de la casilla electrónica:
- Mayor control en el manejo de la información relacionada a los procesos administrativos en trámite.
- Reducción en los tiempos de generación de resoluciones y oficios.
- Reducción en los tiempos de notificación de resoluciones y oficios.
- Certeza y oportunidad en la notificación de los documentos.
- La utilización de una firma electrónica con certificado digital brindado por el RENIEC le otorga plena validez legal. Este vale igual que un documento firmado de forma manuscrita.
- Respecto al punto anterior, esto permite que las notificaciones recibidas desde determinada instancia pública tengan validez para cualquier otro trámite en una entidad estatal diferente.
- Otra ventaja importante en la utilización de la casilla electrónica se relaciona a la protección del medioambiente. Al prescindir de papel, tinta o medio de transporte para el envío de documentación, se reduce considerablemente el impacto ambiental.
Entidades públicas que han implementado casillas electrónicas
- Casilla electrónica MTC (Ministerio de Transportes y Comunicaciones) – https://casilla.mtc.gob.pe/app/loginCasilla.html
- Casilla electrónica MINEDU (Ministerio de Educación) – Buzón electrónico | Minedu
- Casilla electrónica CGR (Contraloría General de la República) – eCasilla – CGR | Contraloría Digital (contraloria.gob.pe)
- Casilla electrónica del Poder Judicial – SINOE – Sistema de Notificaciones Electrónicas (pj.gob.pe)
- Casilla electrónica SUNAFIL (Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral) – SUNAT – Menú SOL
- Casilla electrónica JNE (Jurado Nacional de Elecciones) – JNE – Casilla Electrónica SIJE
- Casilla electrónica OEFA (Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental) – SISTEMA DE CASILLAS ELECTRÓNICAS (oefa.gob.pe)
- Casilla electrónica OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado) –RNP | Registro Nacional de Proveedores (osce.gob.pe)
- Casilla electrónica TSC-SERVIR (Autoridad Nacional del Servicio Civil) – Casilla Electrónica – Autentificación (servir.gob.pe)
- Casilla electrónica Superintendencia Nacional de Migraciones – SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE MIGRACIONES | MÓdulo de Consultas en Línea
- Casilla electrónica INDECOPI (Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual) – INDECOPI :: Casilla Electrónica
- Casilla electrónica SUNASS (Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento) – Casilla electrónica: servicio digital – Sunass
- Casilla electrónica DRELM (Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana) – Notificaciones Electrónicas – DRELM
- Casilla electrónica SUNEDU (Superintendencia Nacional de Educación Superior) – CASILLA | Sunedu
- Casilla electrónica OSINFOR (Organismo de Supervisión de los Recursos Forestales y de Fauna Silvestre) – Login (osinfor.gob.pe)
- Casilla electrónica OSITRAN (Organismo Supervisor de la Inversión en Infraestructura de Transporte de Uso Público) –Sede Digital OSITRAN (administracionelectronica.net)
- Casilla electrónica MINCUL (Ministerio de Cultura) – Creación de cuenta (cultura.gob.pe)
- Casilla electrónica MEF (Ministerio de Economía y Finanzas) – https://apps.mineco.gob.pe/ventanilla/app/login.html
Fuentes:
*risiquie.pdf (congreso.gob.pe); Presentación de PowerPoint (camaralima.org.pe); ¿Qué son las notificaciones electrónicas? (signaturit.com)
Microsoft Word – Preguntas_Frecuentes_eCasilla-CGR_2.3.docx (contraloria.gob.pe)
